শিক্ষার্থীদের সুবিধা বাড়ানো ও আবাসিক হল ব্যবস্থাপনায় স্বচ্ছতা আনতে ‘ইন্টিগ্রেটেড হল ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার’ চালু করেছে রাজশাহী প্রকৌশল ও প্রযুক্তি বিশ্ববিদ্যালয় (রুয়েট)।
সোমবার (৩১ আগস্ট) দুপুরে বিশ্ববিদ্যালয়ের উপাচার্য অধ্যাপক এস এস আব্দুর রাজ্জাক ওয়েবভিত্তিক এই সমন্বিত অটোমেশন সিস্টেমের উদ্বোধন করেন।
এ সময় উপস্থিত ছিলেন উপ-উপাচার্য অধ্যাপক মো. আখতার হোসেনসহ বিভিন্ন অনুষদের ডিন এবং শিক্ষক-শিক্ষার্থীরা।
রুয়েটের আবাসিক হলগুলোর সার্বিক কার্যক্রম ডিজিটাল প্ল্যাটফর্মের আওতায় আনতে সফটওয়্যারটি তৈরি করা হয়েছে। এর মাধ্যমে হলের প্রচলিত ম্যানুয়াল ও কাগজভিত্তিক কার্যক্রমের অবসান হবে। পাশাপাশি এটি বিশ্ববিদ্যালয়ের বিদ্যমান একাডেমিক রেজিস্ট্রেশন সিস্টেমের সঙ্গে যুক্ত থাকবে।
বর্তমানে রুয়েটের হলগুলোতে ফি আদায়, বকেয়া ছাড়পত্র, ডাইনিং কুপন বিতরণ, সম্পদের হিসাব রাখা ও কর্মচারীদের বেতন দেওয়ার মতো কাজ মূলত ম্যানুয়ালি করা হয়। ফলে এসব কাজে শিক্ষার্থী ও হল কর্মচারীদের সশরীরে কাউন্টারে যেতে হয়। একইসঙ্গে, হল পর্যায়ে নগদ অর্থের বড় ধরনের লেনদেনও হয়।
এছাড়া, প্রভোস্ট ও বিশ্ববিদ্যালয় প্রশাসনের জন্য হলের আর্থিক ও সম্পদের রিয়েল-টাইম সমন্বিত তথ্য পাওয়া কঠিন হয়ে পড়ে। এসব সমস্যা দূর করতেই নতুন এই ডিজিটাল উদ্যোগ নেওয়া হয়েছে।
অনলাইনে ফি প্রদান
শিক্ষার্থীরা কাউন্টার বা ব্যাংকে না গিয়েই নির্ধারিত স্টুডেন্ট পোর্টালের মাধ্যমে হলের ফি, সিট ভাড়া, ডাইনিং চার্জ ও রেজিস্ট্রেশন ফি দিতে পারবেন। বিকাশ, নগদ, রকেটের মতো মোবাইল আর্থিক সেবা, ডেবিট বা ক্রেডিট কার্ড এবং ইন্টারনেট ব্যাংকিংয়ের মাধ্যমে এসব ফি পরিশোধ করা যাবে। পেমেন্টের পর স্বয়ংক্রিয়ভাবে তৈরি হওয়া ডিজিটাল মানি রিসিটও সংগ্রহ করা যাবে।
কোর্স রেজিস্ট্রেশনের সঙ্গে বকেয়া ছাড়পত্র
হলের বকেয়া পরিশোধ না করলে কোনো শিক্ষার্থী কোর্স রেজিস্ট্রেশন করতে পারবেন না। কোর্স রেজিস্ট্রেশন মডিউল স্বয়ংক্রিয়ভাবে বকেয়ার তথ্য যাচাই করবে। বকেয়া থাকলে তা পরিশোধের জন্য সরাসরি লিংক দেখাবে। তবে, প্রকৃত অসুবিধার ক্ষেত্রে প্রভোস্টরা শর্তসাপেক্ষে সময়সীমা বাড়াতে পারবেন।
চালু হবে ডিজিটাল ফুড টোকেন
ম্যানুয়াল কাগজের কুপনের পরিবর্তে নিরাপদ কিউআর (QR) কোড বা ডায়নামিক ডিজিটাল টোকেন ব্যবস্থা চালু হবে। ডাইনিংয়ে ডিভাইস বা অ্যাপের মাধ্যমে স্ক্যান করে টোকেন যাচাই করা হবে। ফলে এটি পুনরায় ব্যবহার, নকল বা অন্যের কাছে হস্তান্তর করা যাবে না। এতে ডাইনিংয়ের রাজস্ব ফাঁকি রোধের পাশাপাশি খাবারের অপচয়ও কমবে।
প্রভোস্ট ড্যাশবোর্ড ও সম্পদ ব্যবস্থাপনা
হলের আসবাবপত্র, ইলেকট্রনিক সরঞ্জাম, জেনারেটর, পানির পাম্পসহ সব সম্পদের লাইভ ডিজিটাল তালিকা থাকবে এই সিস্টেমে। প্রভোস্টরা যেকোনো ডিভাইস থেকে হলের সম্পদের অবস্থা দেখতে পারবেন। পাশাপাশি রক্ষণাবেক্ষণের জন্য অনলাইনে সেবা নেওয়ার আবেদন বা ‘সার্ভিস রিকোয়েস্ট’ করাও যাবে এবং এর অগ্রগতি অনুসরণ করা যাবে।
স্বয়ংক্রিয় বেতন ব্যবস্থা
স্থায়ী, চুক্তিভিত্তিক ও দৈনিকভিত্তিক সব হল কর্মচারীর হাজিরা, ছুটি ও বেতন প্রস্তুতের কাজ স্বয়ংক্রিয়ভাবে সম্পন্ন হবে। বেতন বিল ও পে-স্লিপ তৈরি থেকে শুরু করে ব্যাংকের মাধ্যমে সরাসরি বেতন দেওয়ার ব্যবস্থাও থাকবে এই মডিউলে।
এছাড়া, সফটওয়্যারটিতে মেধা বা নির্ধারিত মানদণ্ডের ভিত্তিতে সিট বরাদ্দ, শিক্ষার্থীদের পূর্ণাঙ্গ প্রোফাইল, মোবাইল নোটিফিকেশনসহ ডিজিটাল নোটিশ বোর্ড এবং অভিযোগ ট্র্যাকিংয়ের সুবিধাও থাকবে।
উদ্যোগটি বাস্তবায়িত হলে রুয়েটের প্রশাসনে আর্থিক স্বচ্ছতা বাড়বে এবং নিরীক্ষা প্রক্রিয়া সহজ হবে। একইসঙ্গে, হল পর্যায়ে নগদ অর্থ লেনদেনের ঝুঁকি শূন্যের কোঠায় নেমে আসবে। শিক্ষার্থীরাও যেকোনো স্থান থেকে যেকোনো সময় ফি পরিশোধ করতে পারবেন। ফলে কাউন্টারে দীর্ঘ সময় লাইনে দাঁড়ানোর ভোগান্তি থেকেও তারা মুক্তি পাবেন।
